1. Siapa kami
Sekantor adalah layanan aplikasi HR berbasis web untuk absensi, cuti, lembur, dan penggajian karyawan, yang dikelola oleh Adi Suandi, pelaku usaha perorangan, berkedudukan di Sidoarjo, Jawa Timur. Kebijakan ini mengacu pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Pertanyaan tentang data pribadi dapat dikirim ke halo@sekantor.com.
2. Dua jenis data, dua peran
a. Pengunjung situs dan calon pelanggan
Untuk data yang Anda kirim kepada kami lewat WhatsApp atau email saat bertanya atau memesan, Adi Suandi (Sekantor) bertindak sebagai pengendali data pribadi.
b. Pengguna aplikasi Sekantor
Perusahaan yang berlangganan memasukkan data karyawannya ke aplikasi. Untuk data itu, perusahaan pelanggan adalah pengendali data pribadi dan Sekantor adalah prosesor yang memprosesnya atas instruksi perusahaan. Perusahaan bertanggung jawab memiliki dasar yang sah, termasuk memberi tahu karyawannya, untuk data yang dimasukkan.
3. Data yang kami proses
Dari pesan WhatsApp dan email
- Nama, nomor WhatsApp atau email, nama usaha, jumlah karyawan, dan isi pesan yang Anda kirim.
- Data teknis: catatan akses server saat Anda membuka situs.
Dari aplikasi (atas nama perusahaan pelanggan)
- Data karyawan: nama, nomor HP, jabatan, cabang, departemen, tanggal masuk, dan data diri lain yang diisi perusahaan.
- Data absensi: waktu, foto selfie, dan lokasi saat absen.
- Data penggajian: komponen gaji, potongan, lembur, slip gaji, rekening bank, NPWP, nomor BPJS, dan status PTKP.
- Pengajuan cuti, lembur, dan reimbursement, termasuk foto bukti.
Sebagian data di atas, seperti lokasi dan data keuangan, bersifat sensitif. Kami memprosesnya hanya untuk menjalankan fungsi aplikasi.
4. Untuk apa data dipakai
- Menjawab pertanyaan Anda dan menyiapkan akun perusahaan Anda bila Anda memesan.
- Menjalankan layanan untuk perusahaan pelanggan: mencatat absensi, mengelola cuti, dan menghitung gaji.
- Menjaga keamanan layanan dan mencegah penyalahgunaan.
- Memenuhi kewajiban hukum.
Kami tidak menjual data pribadi dan tidak memakainya untuk iklan.
5. Dengan siapa data dibagikan
Data hanya dapat diakses oleh pihak yang memerlukannya: penyedia hosting dan infrastruktur tempat layanan berjalan, layanan keamanan jaringan yang melewatkan lalu lintas situs (Cloudflare), dan layanan pesan WhatsApp (Meta) bila Anda menghubungi kami lewat WhatsApp. Kami dapat mengungkap data bila diwajibkan oleh hukum atau perintah pihak berwenang.
6. Keamanan
- Koneksi ke situs dan aplikasi memakai HTTPS.
- Data setiap perusahaan pelanggan disimpan di database terpisah.
- Akses dalam aplikasi dibatasi per peran: karyawan, manager cabang, dan HRD.
- Akses administrator sistem dibatasi dan tercatat.
Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Bila terjadi kegagalan pelindungan data yang berdampak pada Anda, kami akan memberi tahu sesuai ketentuan yang berlaku.
7. Berapa lama data disimpan
- Pesan WhatsApp dan email: selama diperlukan untuk menjawab Anda dan menyiapkan layanan, atau sampai Anda meminta data dihapus.
- Data pelanggan di aplikasi: selama langganan berjalan, dan 30 hari setelah langganan berakhir agar perusahaan dapat mengunduh datanya. Setelah itu data dihapus.
8. Hak Anda
Anda berhak mengakses, memperbaiki, meminta penghapusan, dan menarik persetujuan atas data pribadi Anda, serta menyampaikan keberatan atas pemrosesan tertentu. Untuk data yang Anda kirim kepada kami, kirim permintaan ke halo@sekantor.com. Untuk data karyawan di aplikasi, hubungi HRD perusahaan tempat Anda bekerja, karena perusahaanlah pengendali datanya. Kami membantu perusahaan memenuhi permintaan tersebut.
9. Cookie
Situs ini tidak memasang cookie pelacak atau iklan. Layanan keamanan jaringan kami (Cloudflare) dapat memasang cookie teknis yang diperlukan untuk melindungi situs dari lalu lintas berbahaya. Aplikasi Sekantor memakai cookie sesi agar Anda tetap masuk.
10. Anak di bawah umur
Layanan ini ditujukan bagi perusahaan dan karyawan dewasa. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data anak melalui situs ini.
11. Perubahan kebijakan
Jika kebijakan ini berubah, versi baru dipublikasikan di halaman ini dengan tanggal berlaku yang diperbarui. Untuk perubahan penting, kami memberi tahu pelanggan lewat email.
12. Hubungi kami
Adi Suandi, Sidoarjo, Jawa Timur
Email: halo@sekantor.com
WhatsApp: kirim pesan